Qualifikationsnachweis für HV-Tätigkeiten

Welche Dokumente gehören zum Qualifikationsnachweis?

Der Qualifikationsnachweis ist keine einzelne Urkunde, sondern eine Dokumentenmappe, die alle relevanten Nachweise enthält. Folgende Dokumente müssen vorliegen und auf Verlangen (z. B. bei Berufsgenossenschaftsprüfungen) vorgelegt werden können:

• Teilnehmerzertifikat der Schulung im Original oder als beglaubigte Kopie – mit Namen, Datum, Schulungsinhalt und Stufe
• Nachweis über die Schulungsinhalte (Lehrplan oder Programm), aus dem hervorgeht, dass die Inhalte der DGUV 209-093 vollständig abgedeckt wurden
• Datum der Schulung und Gültigkeitsdauer – klar aus dem Zertifikat oder einem Begleitschreiben ersichtlich
• Name und Qualifikation des Ausbilders – muss selbst als FHV qualifiziert sein und Ausbildereignung nachweisen
• Protokoll der Lernzielkontrolle (schriftliche und/oder praktische Prüfung) mit Ergebnis (bestanden / nicht bestanden)
• Nachweis über jährliche Unterweisungen – mit Datum, Inhalten, Unterschrift des Mitarbeitenden
• Bestellungsurkunde zur FHV – schriftliche Beauftragung durch den Arbeitgeber (bei FHV-Qualifizierungen)

Was ist die Bestellungsurkunde zur FHV?

Ein häufig übersehener Aspekt: Das Schulungszertifikat allein macht noch keine FHV. Die DGUV Information 209-093 verlangt zusätzlich, dass der Arbeitgeber die qualifizierte Person schriftlich zur FHV bestellt – sie also formal mit der Aufgabe betraut.

Die Bestellungsurkunde enthält typischerweise:

• Name und Position der bestellten Person
• Datum der Bestellung und Gültigkeitsdauer (empfohlen: befristet auf 3 Jahre, parallel zur Qualifizierungsgültigkeit)
• Aufgaben und Verantwortlichkeiten der FHV im Betrieb
• Verweis auf das vorliegende Schulungszertifikat
• Unterschriften von Arbeitgeber und der bestellten Person

Ohne Bestellungsurkunde ist die Qualifizierung rechtlich unvollständig – auch wenn das Zertifikat vorhanden ist.

Wie lange müssen Nachweise aufbewahrt werden?

Eine klare gesetzliche Mindestaufbewahrungsfrist für Qualifikationsnachweise existiert nicht, jedoch gelten folgende Empfehlungen:

• Mindestens die Gültigkeitsdauer der Qualifizierung (3 Jahre) – Nachweise der abgelaufenen Qualifizierung bis zur Auffrischung aufbewahren
• Empfohlen: gesamte Betriebszugehörigkeit plus 3 Jahre nach Ausscheiden des Mitarbeitenden
• Unterweisungsnachweise: mindestens 2 Jahre, empfohlen für die gesamte Dauer der HV-Tätigkeit
• Bei Unfällen: Nachweise können jahrelang haftungsrelevant sein – im Zweifel dauerhaft aufbewahren

Was passiert ohne gültigen Qualifikationsnachweis?

Fehlen Qualifikationsnachweise zum Zeitpunkt eines Arbeitsunfalls, sind die Konsequenzen für den Arbeitgeber gravierend:

• Rückforderung durch die Berufsgenossenschaft: Geleistete Entschädigungen und Behandlungskosten können vollständig vom Arbeitgeber zurückgefordert werden
• Strafrechtliche Verantwortung des Betriebsinhabers oder Geschäftsführers gemäß ArbSchG und StGB
• Zivilrechtliche Schadensersatzansprüche des verletzten Mitarbeitenden oder Dritter
• Mögliche Betriebsschließung oder Untersagung der HV-Tätigkeit durch Aufsichtsbehörden
• Erhöhung der Berufsgenossenschaftsbeiträge im Folgejahr